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Avec le temps, la façon d’échanger par courrier a évolué. Voici quelques expressions qu’il ne faut plus utiliser dans les mails parce qu’elles sont dépassées.
L’importance des formules de politesse
L’écriture d’un mail ne se fait pas à la va-vite. Il faut, pour ne pas tomber dans une lourdeur d’expression, choisir convenablement les formules de politesse à employer. En effet, un courrier se doit d’être bien formulé du début à la fin.
Que ce soit en introduction ou en conclusion, il faut être précis, concis, et surtout respectueux. Il convient donc d’utiliser des formules adaptées lorsqu’on écrit des mails. Surtout s’ils sont destinés à un supérieur hiérarchique ou à une personne importante.
En effet, c’est par l’intermédiaire de ces mails que ces derniers se feront une idée de vous. Par rapport à ce que vous avez écrit, ils jugeront vos compétences, votre professionnalisme et votre éducation.
C’est pourquoi il est primordial de faire bonne impression dès les premières lignes. Saluez correctement, dites ce que vous avez à dire avec respect, et prenez congé dans les règles. Cela vous permettra de vous faire apprécier par le destinataire et améliorera grandement la suite de l’échange.
On ne saurait trop le souligner, un mail est révélateur du savoir-vivre. Dans tous les cas, son contenu reflète la personnalité et les compétences de celui qui l’a écrit. Concevez donc un contenu conforme pour ne pas donner une mauvaise image de vous.
Par ailleurs, sachez que les formules de politesse ne se choisissent pas au hasard. Vous devez, pour ne pas vous tromper, les choisir en prenant en compte deux critères :
- Le contexte de l’échange
- La qualité du destinataire
Mails : les formules de politesse adéquates
Pour commencer vos mails, faites simple. Ne vous prenez pas la tête avec des formules compliquées, car cette partie doit être la plus concise possible. Néanmoins, il ne faut pas non plus tomber dans le « trop informel ».
Les expressions courantes telles que « chère Madame », ou « cher Monsieur » sont à éviter. Au lieu de cela, privilégiez « Madame » ou « Monsieur » pour être plus respectueux. Notons que si vous ne connaissez pas le sexe de la personne, vous pourrez toujours utiliser « Madame, Monsieur ».
À souligner également. Il ne faut jamais préciser le nom de votre interlocuteur dans le message. L’expression « Monsieur », suivie du nom de la personne, est donc fortement déconseillée.
Cependant, dans le cas où le mail s’adresserait à un proche, l’utilisation de ces termes est tolérée. En effet, converser avec une personne proche est moins compliqué. Non seulement on est libre d’employer les termes que l’on souhaite. Mais en plus, aucun préjugé ne se fera de part et d’autre puisque l’un connaît déjà l’autre.
Pour cette raison, les règles expliquées plus haut n’ont pas d’emprise sur ce type d’échange. Vous pourrez sans crainte saluer votre interlocuteur en lui lançant un « Bonjour », suivi de son nom. Dans ce cas-ci, un « salut » ou un « coucou » peuvent même faire l’affaire.
Formules de politesse pour clore les mails
Conclure correctement un mail est tout aussi important que de l’entamer. Vous devez donc trouver la bonne formule et ne pas vous tromper à la fin. Pour vous aider, voici quelques expressions à utiliser lors d’un échange professionnel :
- Avec mes remerciements
- Sincères salutations
- Sincèrement vôtre
- Respectueusement
Dans un cadre moins formel, comme lorsque vous échangez avec un ami ou un proche, les expressions suivantes sont permises :
- Cordialement
- Bien cordialement
- Amicalement
- Bien à vous
- Au plaisir
Pour finir, peu de gens en ont conscience, mais certaines formules de politesse ne s’utilisent plus. Devenues obsolètes avec le temps, ces expressions ne peuvent être employées lors d’un échange professionnel.
On vous les cite :
- Je vous prie d’agréer, Madame, Monsieur, l’expression de mes sentiments dévoués
- Veuillez recevoir, Madame, Monsieur, l’assurance de ma considération distinguée
- Veuillez recevoir, Madame, Monsieur, l’expression de ma considération cordiale
- Dans l’attente de votre réponse, veuillez agréer, Madame, Monsieur, mes sincères salutations
- Je vous prie de croire à mes sentiments les plus distingués
Vous vous demandez sans doute pourquoi ces expressions ne doivent plus être utilisées ? La raison est simple, elles sont trop lourdes. Les utiliser lors de vos échanges, risque de créer une distance non-négligeable entre vous et votre interlocuteur.
