Ces astuces à connaître pour bien gérer vos documents numériques

De nos jours, les papiers importants finissent souvent par devenir des documents numériques. Mais comment les gérer facilement ?

© Crédits photos : IStock

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Fiches de paye, formulaires, attestations sur l’honneur… La vie administrative réclame souvent de remplir des papiers, et de les garder. Puis de les transmettre à différentes institutions. Selon votre profession, il se peut même que vous soyez amenés à en gérer tous les jours, dans le cadre de votre travail. Si autrefois, toutes ces opérations se faisait par courrier, elles nécessitent de plus en plus de passer par l’informatique. Pour traiter vos documents numériques en toute simplicité, voici quelques solutions très pratiques.

Convertissez et modifiez vos PDF avec iLovePDF

Lorsqu’on rédige des courriers ou des attestations par ordinateur, on peut avoir affaire à différents logiciels, et donc plusieurs formats. Ainsi, PowerPoint sert à concevoir présentations, Excel à créer des tableaux, et Word à rédiger du texte. Mais généralement, ces documents numériques finissent tôt ou tard convertis en format PDF.  Et très fréquemment, ces fichiers semblent difficiles à modifier. Pour contourner le problème, vous pouvez vous tourner vers iLovePDF. En un clic et gratuitement, vous aurez accès à de nombreuses fonctionnalités :

  • Diviser des fichiers PDF
  • Compresser des fichiers PDF (pour les rendre moins « lourds »
  • Fusionner plusieurs fichiers PDF en un seul
  • Modifier des documents numériques, pour y ajouter du texte ou une signature.
  • Convertir un fichier PDF au format Word, Excel ou PowerPoint
  • Changer le format d’une image JPEG ou PNG
Documents numériques
iLovePDF vous permet de modifier vos documents numériques en un clic – Crédits Photos : Capture via ilovepdf.com / iletaitunepub.fr

Au total, la version gratuite d’iLovePDF propose 24 fonctionnalités très utiles. Si vous avez besoin de faire un usage professionnel, vous pouvez également envisager la version payante, qui permet de traiter plus de fichiers.

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Transformez vos papiers en documents numériques avec CamScanner

Même en 2023, il arrive encore que certains imprimés importants ne soient transmis en version papier. Notamment lorsqu’il faut les signer. Pourtant, rien ne vaut la rapidité d’un mail pour transmettre des pièces en vitesse, non ? Pour copier n’importe quels justificatifs, et en faire des documents numériques, on peut compter sur les imprimantes et scanner depuis des années. Mais que faire lorsqu’on se trouve en déplacement ?

Pas de panique, à notre époque, les smartphones font parfaitement le job. Il vous suffit d’installer l’application CamScanner. Ce programme utilise l’appareil photo de votre téléphone pour numériser n’importe quel document. Il peut donc vous faire gagner un temps précieux au quotidien. Une fois traité, le fichier sort en PDF. De là, libre à vous de le transmettre à qui vous voulez par messagerie instantanée ou par courriel. L’appli existe en version gratuite et suffit largement pour un usage ponctuel. Mais si vous avez besoin de traiter de nombreux documents numériques chaque jour, optez pour la version payante.

Stockez vos fichiers sur le cloud pour les avoir toujours à porter de main

Voici une autre astuce qui devrait parler plus nomades d’entre nous. En effet, ranger précieusement ses papiers importants, dans un classeur ou sur ordinateur permet d’avoir l’esprit tranquille. Mais pour vous prémunir en cas de coup dur, rien ne vaut les services cloud pour toujours avoir accès à vos documents numériques. Voici plusieurs solutions drive, qui permettent un usage sur PC comme via un smartphone :

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Le principe est simple : vous numérisez et importer vos fichiers importants sur la plateforme. En hébergeant vos documents numériques en ligne, via un outil sécurisé, vous pourrez les dégainer à tout moment. En cas d’oubli, de perte ou de vol de vos papiers d’identité par exemple, le cloud vous rendra de nombreux services.

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